Wat willen we bereiken en wat gaan we ervoor doen?

Staf

Contactpersoon inkoop: inkoopplatform en samenwerking gemeente Ouder-Amstel heeft een contactpersoon voor inkopen aangesteld. Deze neemt deel aan het inkoopplatform van Duo+, waar ook Stichting RIJK bij is aangesloten. Deze samenwerking bevordert kennisdeling, versterkt de inkoopfunctie en zorgt voor betere afstemming tussen de vier betrokken organisaties en Stichting RIJK. Dit leidt tot verbeterde kwaliteit van inkopen en aanbestedingen, evenals een effectievere bundeling van opdrachten waar mogelijk.

Duurzaam en Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVOI): onze gemeente heeft het convenant maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen ondertekend. Dit onderstreept ons toezegging om (markt)partijen uit te dagen met slimme, eerlijke en vernieuwende oplossingen die bijdragen aan een groene, duurzame en sociale gemeente. In 2025 wordt een inkoopjaarplan opgesteld, dat jaarlijks herzien wordt om onze inkoopstrategieën voortdurend te verbeteren.

Uitvoering en actualisatie van het informatieveiligheidsbeleid

Informatieveiligheid is een belangrijk onderwerp binnen de DUO-organisaties. In het laatste kwartaal van 2024 is het strategisch informatieveiligheidsbeleid bijgewerkt volgens de nieuwste wetgeving. Overheidsorganisaties, zoals gemeenten, moeten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Daarnaast heeft de Europese Unie de NIS2-richtlijn ingevoerd, die strengere eisen stelt aan cyberbeveiliging en het melden van incidenten.

De NIS2-richtlijn wordt nu omgezet naar Nederlandse wetgeving, en gemeenten moeten hierop rapporteren aan een nieuwe toezichthouder: de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur. Het huidige verantwoordingssysteem (ENISA) wordt waarschijnlijk uitgebreid, en certificering kan in de toekomst verplicht worden.

De nieuwe wetgeving eist dat gemeenten voortdurend risico’s op het gebied van beveiliging in kaart brengen en daarop actie ondernemen. Dit gebeurt met behulp van ‘Business Continuity Management’ (BCM), dat ervoor zorgt dat beveiligingsmaatregelen sneller en inzichtelijker worden doorgevoerd. Vanaf 2025 wordt de invoering van deze maatregelen breder uitgerold binnen de hele DUO-organisatie.

Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en Rechtmatigheidsverantwoording

De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is onderdeel van de organisatie Duo+. Uit de jaarstukken van 2023 blijkt dat de VIC zijn taak goed uitvoert. In 2023 hebben we een aantal processen overgedragen aan de eigen teams en afdelingen. Dit betekent dat zij zelf de interne controles uitvoeren volgens de vastgestelde processen. Het VIC-team controleert of deze controles goed zijn uitgevoerd.

In 2024 gaan we de interne controle voor meer processen overdragen aan de teams. Dit zorgt voor betere interne beheersing en helpt om de VIC beter in te zetten volgens het Three Lines-model (3L). Hierdoor kan het college van burgemeester en wethouders beter verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over de rechtmatigheid.

In 2023 hebben we voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening.

P&O

Om de organisatieontwikkeling en opleidingscapaciteit te verbeteren, zijn er enkele belangrijke uitbreidingen en aanpassingen noodzakelijk. Allereerst is een uitbreiding met een opleidingsadviseur noodzakelijk. Deze adviseur zal verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van het digitaal leerplatform en het beantwoorden van opleidingsvragen, waaronder die van traineeprogramma’s. Deze stap ondersteunt ook de bredere leer- en ontwikkelingsactiviteiten binnen de organisatie.

Voor de implementatie van een eigen Werving & Selectie (W&S) systeem en een ‘werken-bij’ website is extra budget nodig. Dit budget zorgt voor toegang tot een digitale leeromgeving en biedt ondersteuning bij de wensen van werkgevers.

Om de W&S functie op een duurzame manier te vervullen, is uitbreiding met administratieve ondersteuning vanaf 2025 noodzakelijk. In eerste instantie wordt een beperkte uitbreiding voorgesteld, met de mogelijkheid voor verdere groei indien nodig.

Ten slotte, voor een succesvol pre- en onboarding traject, inclusief de inzet van een onboarding app, zijn zowel implementatiekosten als structurele licentiekosten vereist. Deze investering draagt bij aan een effectieve en aantrekkelijke onboarding ervaring voor nieuwe medewerkers.

Financiën

De rijksoverheid verstrekt steeds vaker middelen via specifieke uitkeringen met zwaardere verantwoordingseisen. Om aan deze eisen te voldoen, wordt de formatie van team Financiën licht uitgebreid.

Juridische Zaken

Het team Juridische Zaken van Duo+ coördineert de afhandeling van WOO-verzoeken, klachten, bezwaarschriften, aansprakelijkheidsstellingen en beheert de verzekeringsportefeuille. Het team biedt juridisch advies op aanvraag en richt zich op het verbeteren van juridische kwaliteit binnen de organisatie door middel van continue juridische kwaliteitszorg en samenwerking met vakafdelingen.

Communicatie en Participatie

Ouder-Amstel werkt met een Communicatie en Participatie Uitvoeringsplan 2023-2024. Dit plan ondersteunt de ambitie om een communicatieve organisatie te zijn die inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties informeert, hoort en begrijpt. De nadruk ligt op het communicatiever maken van alle medewerkers.

Informatisering en Automatisering

• Doorontwikkeling applicatiebeheer: er wordt gestreefd naar harmonisatie van het applicatielandschap binnen Duo+ en evaluatie van functioneel applicatiebeheer voor betere dienstverlening.

• Vervanging hardware en implementatie van software: het informatiseringsbeleidsplan 2023-2026 zorgt voor een actieve vervangingsplanning van hardware en een budget voor de implementatie van nieuwe software.

• Digitale vaardigheden: er wordt ingezet op het verbeteren van digitale vaardigheden van medewerkers om de werkdruk te verminderen en optimaal gebruik te maken van moderne ICT-middelen.

Interne Dienstverlening

Team Interne Dienstverlening van Duo+ houdt binnen de beschikbare budgetten en rekening met duurzaamheid, hybride werken en regelgeving, de dienstverlening vanuit de clusters Servicedesk, Facilitair en Postintake uitvoeren voor Ouder-Amstel.

Interbestuurlijk Toezicht en Archiefbeheer
Er wordt nadruk gelegd op zaakgericht werken en archiefbeheer binnen het kader van veranderende wetten zoals de WOO. Het zaaksysteem RXEnterprise is hierbij leidend.

Datagerichte sturing

Gemeenten Diemen, Ouder-Amstel, Uithoorn en Duo+ stellen gezamenlijk een jaarplan datagerichte sturing op. Ter ondersteuning worden bij Duo+ twee data-analisten aangesteld.

Groei gemeente versus huisvesting

Ouder-Amstel wordt verwacht te groeien tot 15.000 inwoners in 2028. Deze bevolkingsgroei brengt de noodzaak met zich mee om de plannen voor de verbouwing van de raadzaal in 2027 te heroverwegen. Om de groei adequaat op te vangen, zijn er mogelijk tussentijdse aanpassingen in het gemeentehuis nodig om te voldoen aan de behoeften van de toenemende bevolking.